Rustige roosters die kloppen met de wet. In één app.

Roosterke maakt een voorstel voor alle open diensten van een week of vier weken tegelijk, op basis van beschikbaarheid, contracturen, kwalificaties, vaste roosterpatronen, de werktijdenregels en de voorkeuren van medewerkers. Per toewijzing zie je waarom juist die medewerker gekozen is. Jij bepaalt hoe zwaar eerlijkheid, contracturen en kosten wegen.

Wat je krijgt

• Voorstel voor een week of vier weken ineens
• Vaste roosterpatronen per medewerker
• Per toewijzing de uitleg waarom
• Instelbare gewichten voor eerlijkheid, contracturen, voorkeuren en kosten
• Plannen en publiceren in één stap, nooit in strijd met de Arbeidstijdenwet

Wat het oplevert

• Uren planwerk per maand terug naar minuten
• Een verdeling die medewerkers eerlijk vinden, met uitleg
• Vaste krachten krijgen automatisch hun vaste diensten
• Geen rooster dat de wet overtreedt

Voorbeeld. Op maandagochtend vult de planner met één klik 140 open diensten voor de komende vier weken. Bij elke dienst staat waarom die medewerker gekozen is, bijvoorbeeld: nog 6 uur onder contract en voorkeur voor de avond.

Dashboards met de bezetting, gewerkte uren tegenover contracturen, de trend van open diensten, ziekte en loonkosten, per periode en per afdeling. Vergelijk twee periodes naast elkaar, stel KPI-doelen in en ontvang elke maandag een samenvatting per mail. Alles is als CSV te exporteren.

Wat je krijgt

• Bezetting, uren tegenover contract, open diensten, ziekte en loonkosten
• Periodes met elkaar vergelijken
• KPI-doelen per afdeling, met rood of groen
• Wekelijkse samenvatting per mail
• CSV-export

Wat het oplevert

• Geen losse Excel-lijstjes meer bijhouden
• Direct zien waar een afdeling afwijkt van het doel
• Elke maandag de stand van zaken in je mailbox

Voorbeeld. Het doel voor verzuim is 4%. De samenvatting van maandag laat zien dat de keuken op 6,5% staat, tegenover 3,8% in dezelfde maand vorig jaar.

Roosterke voorspelt de benodigde bezetting per dagdeel uit eerdere weken, met een seizoenspatroon, feestdagen en je eigen invoer zoals verwachte drukte, reserveringen en evenementen. Reserveringen importeer je uit een CSV-bestand. Het advies geeft ook aan hoeveel mensen met een bepaalde kwalificatie nodig zijn, bijvoorbeeld een BHV'er. Van het advies maak je met één klik conceptdiensten.

Wat je krijgt

• Advies per dagdeel, met seizoenspatroon en feestdagen
• Eigen invoer: drukte, reserveringen en evenementen
• Reserveringen importeren uit CSV
• Advies per kwalificatie
• Conceptdiensten maken van het advies, en de nauwkeurigheid achteraf

Wat het oplevert

• Niet te veel mensen op een rustige dinsdag
• Niet te weinig mensen op een drukke zaterdag
• Altijd genoeg mensen met de juiste kwalificatie

Voorbeeld. Voor zaterdagavond staan 120 reserveringen. Roosterke adviseert zeven mensen in de bediening, waarvan één BHV'er, terwijl er nu vijf gepland zijn.

Medewerkers melden zich aan voor de invalpool met hun voorkeuren. Een open dienst gaat eerst naar de pool, in de volgorde van de rangorde die jij bepaalt, en daarna naar iedereen. Organisaties binnen hetzelfde bedrijf kunnen hun pool delen. Een invaltoeslag maakt een dienst op korte termijn aantrekkelijker. Wie het eerst accepteert krijgt de dienst, met de gewone CAO-controle.

Wat je krijgt

• Invalpool met voorkeuren en maximum uren per week
• Open dienst eerst naar de pool, in volgorde van rang
• Een gedeelde pool over de organisaties van één bedrijf
• Invaltoeslag per dienst
• Statistieken: reactietijd en opkomst

Wat het oplevert

• Open diensten binnen een uur gevuld in plaats van een middag bellen
• Je vaste invallers krijgen voorrang
• Een invaller van de vestiging verderop helpt gewoon mee

Voorbeeld. Om 14:00 meldt de kok zich ziek voor de avond. De dienst gaat met €15 invaltoeslag naar de pool van beide vestigingen, en om 14:20 heeft Daan van de andere vestiging hem geaccepteerd.

Leg je leveranciers vast: uitzendbureaus en zzp'ers, met een contactpersoon en tarief. Een open dienst bied je aan een leverancier aan via een beveiligde link; de leverancier bevestigt met de naam van de invaller, zonder account. Achteraf controleer je de gewerkte uren en exporteer je ze per leverancier.

Wat je krijgt

• Leveranciers: uitzendbureau of zzp, met contactpersoon
• Open dienst aanbieden aan een leverancier
• Bevestigen met naam via een beveiligde link, zonder account
• Urencontrole en export per leverancier

Wat het oplevert

• Geen belrondes en losse mailtjes naar bureaus
• Op het planbord zie je wie er komt
• Facturen controleren tegen de echte uren

Voorbeeld. Voor een bruiloft zijn twee extra bedieningskrachten nodig. De planner biedt de diensten aan bij het uitzendbureau, dat binnen een uur bevestigt met de namen Mo en Eva.

De Roosterke Assistent is een AI-assistent (een taalmodel zoals Claude van Anthropic; de leverancier accepteer je zelf als subverwerker) die op de achtergrond meekijkt. Bij een nieuwe ruil, verlofaanvraag of open dienst zet hij de feiten op een rij en geeft hij advies. Per taak kies je: uit, alleen voorstellen, of zelf uitvoeren binnen jouw regels. Roosterke controleert elke actie zelf tegen je regels, de Arbeidstijdenwet en de CAO; de assistent kan daar nooit omheen. Elk uur zoekt hij gaten in de bezetting en elke week krijg je een rapport in gewone taal. Medewerkers en planners stellen hem vragen over het rooster. Alles staat in het logboek en een actie maak je binnen 24 uur ongedaan.

Wat je krijgt

• Per taak: uit, alleen voorstellen of zelf uitvoeren binnen je regels voor ruilen, verlof en open diensten
• Elke actie getoetst aan de Arbeidstijdenwet en de CAO, door Roosterke zelf
• Een maandbudget in tokens en het verbruik per maand
• Logboek met uitleg per besluit en ongedaan maken binnen 24 uur
• Weekrapport voor managers en vragen stellen over het rooster

Wat het oplevert

• Eenvoudige verzoeken zijn binnen een paar minuten afgehandeld
• Bij lastige verzoeken ligt er al een advies met de feiten klaar
• Nooit een actie buiten je regels, de wet of de CAO
• Elk besluit uitgelegd en terug te draaien

Voorbeeld. Sanne en Daan uit de keuken willen zaterdag ruilen. De assistent ziet dat ze dezelfde functie hebben, dat de ruil binnen de Arbeidstijdenwet blijft en voert hem uit. Beide krijgen een melding met de uitleg.

Planners en beheerders sturen een WhatsApp-bericht naar het Roosterke-nummer en de assistent regelt het: diensten inplannen, verplaatsen, ruilen of open zetten, een week publiceren, en (voor beheerders) medewerkers toevoegen en hun gegevens bijwerken. Een foto van een papieren rooster wordt uitgelezen en in de juiste afdelingen gezet. Hij herkent je aan je telefoonnummer in Roosterke en doet alleen wat jouw rol mag; elke wijziging gaat door dezelfde controles als het planbord (loonperiode, overlap, verlof, Arbeidstijdenwet en CAO). Dit is een andere assistent dan de Roosterke Assistent: die werkt in Roosterke zelf aan verzoeken, deze werkt in WhatsApp voor jou. Ze staan los van elkaar aan of uit.

Wat je krijgt

• Diensten inplannen, verplaatsen, ruilen en open zetten met een gewoon bericht
• Een foto van een rooster uitlezen en per afdeling publiceren
• Personeelsgegevens bijwerken (alleen beheerders)
• Dezelfde controles als het planbord, met een reden door te zetten
• Tussentijdse updates terwijl hij bezig is

Wat het oplevert

• Een wijziging in het rooster in een paar seconden, vanaf je telefoon
• Een papieren rooster staat met één foto in Roosterke
• Nooit iets buiten jouw rol, de wet of de CAO

Voorbeeld. Noël appt: 'Jens kan donderdag niet, zet Sanne erop.' De assistent zoekt de dienst van Jens, controleert dat Sanne vrij is en mag werken, wisselt de dienst om en meldt het. Sanne krijgt een melding in de app.

Open een intekenronde voor een periode en een afdeling, met een maximum aantal diensten per persoon. Medewerkers kiezen in de app de diensten die ze willen, op volgorde van voorkeur. Jij ziet per dienst wie zich heeft ingetekend en maakt er het rooster van. Zo betrek je het team bij het rooster zonder de regie te verliezen.

Wat je krijgt

• Intekenrondes per afdeling en periode
• Een maximum aantal diensten per persoon
• Intekenen op volgorde van voorkeur
• Per dienst zien wie zich heeft ingetekend
• De ronde openen en sluiten wanneer je wilt

Wat het oplevert

• Meer tevredenheid doordat mensen hun voorkeuren kwijt kunnen
• Minder ruilen achteraf
• Jij houdt de regie over het eindrooster

Voorbeeld. De planner opent een ronde voor de komende maand. Sanne tekent in op drie zaterdagavonden als eerste voorkeur, en de planner ziet in een oogopslag welke diensten al genoeg animo hebben.

Leg per afdeling en periode vast hoeveel fte je nodig hebt en hoeveel je beschikbaar hebt, in een basis-, optimistisch en pessimistisch scenario. Roosterke toont per plan het tekort of overschot, zodat je op tijd ziet waar je moet werven of schuiven. Strategische personeelsplanning naast de planning van volgende week.

Wat je krijgt

• Benodigde tegenover beschikbare fte per afdeling en periode
• Scenario's: basis, optimistisch en pessimistisch
• Tekort of overschot per plan
• Totalen per scenario
• Een basis voor je wervingsbeslissingen

Wat het oplevert

• Op tijd zien waar je mensen tekortkomt
• Onderbouwde wervingsbeslissingen
• Geen verrassing bij een drukke periode

Voorbeeld. Voor het vierde kwartaal staat de bediening op 12 fte nodig tegenover 9,5 beschikbaar. Het tekort van 2,5 fte kleurt rood, dus de manager zet de werving op tijd in gang.

Leg je schaarse middelen vast: dienstauto's, ruimtes en apparatuur. Reserveer een middel voor een dienst of een medewerker voor een bepaalde tijd. Roosterke waarschuwt als een middel dubbel geboekt wordt, zodat twee diensten niet dezelfde auto claimen. De toegewezen medewerker krijgt een melding.

Wat je krijgt

• Middelen: voertuigen, ruimtes en apparatuur
• Reserveren per dienst of medewerker
• Waarschuwing bij een dubbele boeking
• Melding aan de toegewezen medewerker
• Overzicht van de reserveringen per week

Wat het oplevert

• Nooit twee diensten die dezelfde auto claimen
• In een oogopslag zien wat waar is
• De medewerker weet welk middel voor hem klaarstaat

Voorbeeld. Voor de ochtenddienst wordt bus 2 gereserveerd. Als een collega die bus voor dezelfde tijd wil boeken, waarschuwt Roosterke dat hij al bezet is.

Medewerkers vragen verlof aan in de app en zien hun saldo per verlofsoort in uren: wettelijk, bovenwettelijk, bijzonder en ouderschapsverlof. Wettelijke uren vervallen op tijd volgens de wet, en de medewerker krijgt vooraf een seintje. De planner ziet bij elke aanvraag wie er al weg is, stelt verlofstops in voor drukke periodes en bekijkt alles in de verlofkalender. Een aanvraag intrekken kan zolang het verlof nog niet begonnen is.

Wat je krijgt

• Verlofsoorten met een eigen saldo in uren, opgebouwd naar contracturen
• Vervaldatum van wettelijk verlof, met een herinnering vooraf
• Verlofstops en een maximum tegelijk afwezig per afdeling
• Verlofkalender en een herinnering bij aanvragen die blijven liggen
• Aanvraag intrekken door de medewerker

Wat het oplevert

• Geen losse verlofbriefjes of appjes meer
• Een saldo dat klopt, per verlofsoort
• Nooit per ongeluk de halve keuken tegelijk op vakantie
• Geen discussie over vervallen uren: iedereen ziet het op tijd

Voorbeeld. Sanne vraagt een week vrij in juli. De planner ziet dat Daan die week al weg is en dat de afdeling maximaal één persoon mist, en wijst de aanvraag met een toelichting af.

Maak checklists met vinkjes, getallen met grenzen (zoals een koelceltemperatuur), tekst en foto's, gekoppeld aan een afdeling, een dienstsjabloon of een vast tijdstip. Daarnaast zet je losse taken voor een dienst of een persoon, eenmalig of herhalend. Een waarde buiten de grenzen of een gemiste taak gaat direct naar de planner. Het HACCP-rapport exporteer je met één klik.

Wat je krijgt

• Checklists met vinkje, getal met grenzen, tekst en foto
• Losse taken per dienst of persoon, ook herhalend
• Afvinken in de app: wie en wanneer
• Afwijkingen en gemiste taken direct naar de planner
• HACCP-rapport en export

Wat het oplevert

• Geen papieren lijsten die kwijtraken of achteraf worden ingevuld
• Een afwijking wordt direct opgepakt
• Het HACCP-bewijs ligt klaar voor de controleur

Voorbeeld. Een koelcel is 9 °C: de manager krijgt direct een melding, en in het HACCP-rapport staat wie het mat en wat eraan gedaan is.

Een nieuwe medewerker krijgt automatisch een onboardingpad in de app: gegevens aanvullen, documenten uploaden, instructies lezen, bevestigen en de eerste dienst. Een buddy en een welkomstbericht zorgen voor een warme start. Voor wie vertrekt is er een offboardingpad, met spullen inleveren en een exitgesprek. De planner ziet de voortgang en Roosterke herinnert wie blijft hangen.

Wat je krijgt

• Onboardingpad met stappen, automatisch gestart bij een nieuwe medewerker
• Een buddy en een welkomstbericht
• Offboardingpad voor wie uit dienst gaat
• Voortgang voor de planner
• Herinneringen

Wat het oplevert

• Geen nieuwe medewerker meer zonder contract of instructie op de vloer
• Minder uitval in de eerste weken
• Bij vertrek niets vergeten: sleutels, kleding en toegang

Voorbeeld. Lotte begint volgende maandag. Ze heeft haar gegevens al ingevuld en haar contract getekend, en ze krijgt een bericht dat Sanne haar buddy is voor de eerste week.

Een ziekmelding opent een verzuimdossier met wachtdagen volgens de CAO. Roosterke zet de Poortwachter-taken klaar met hun deadline en herinnert de beheerder op tijd. Je legt verzuimgesprekken en afspraken vast, registreert gedeeltelijk herstel in procenten en krijgt een signaal bij frequent verzuim (drie keer in twaalf maanden). De medewerker meldt zich hersteld in de app.

Wat je krijgt

• Verzuimdossier met wachtdagen volgens de CAO
• Poortwachter-taken met deadlines en herinneringen
• Verzuimgesprekken en afspraken vastleggen
• Gedeeltelijk herstel in procenten en hersteldmelding vanuit de app
• Signaal bij frequent verzuim en verzuimcijfers per periode

Wat het oplevert

• Geen gemiste termijn van de Wet Poortwachter, en dus geen loonsanctie
• Alle gesprekken en afspraken op één plek
• Vroeg zicht op medewerkers die vaak kort ziek zijn
• Een verzuimpercentage dat je zonder rekenwerk ziet

Voorbeeld. Daan is voor de derde keer dit jaar ziek. Roosterke geeft de beheerder een signaal, die een verzuimgesprek plant en de afspraken direct in het dossier zet.

Bewaar per medewerker contracten, diploma's, VOG's en ID-bewijzen veilig in Roosterke, met alle eerdere versies. Je ziet wat er ontbreekt en wat binnenkort verloopt, en vraagt een medewerker of een hele groep tegelijk om een document te uploaden of te ondertekenen in de app. Een ID-bewijs is alleen zichtbaar voor de beheerder en wordt na de bewaartermijn verwijderd.

Wat je krijgt

• Documenten per medewerker (PDF, JPG, PNG tot 10 MB) met versies
• Documentsoorten: verplicht, verloopt, zichtbaar voor de medewerker
• Verzoek om te uploaden of te ondertekenen, ook aan een hele groep
• Herinnering voordat een document verloopt
• ID-bewijs alleen voor de beheerder, met bewaartermijn

Wat het oplevert

• Geen papieren dossiers of mappen op de gedeelde schijf
• Nooit meer een verlopen VOG op de werkvloer
• Een nieuw reglement in één keer door iedereen laten tekenen
• Altijd terug te zien welke versie iemand getekend heeft

Voorbeeld. Het nieuwe huishoudelijk reglement moet door alle 45 medewerkers getekend worden. De beheerder stuurt één groepsverzoek en ziet na een week dat er nog drie openstaan.

Zet een gesprekscyclus op met een sjabloon met vragen. Roosterke plant de gesprekken, de medewerker bereidt zich voor in de app en de leidinggevende legt het verslag vast. Afgesproken doelen krijgen een voortgang die je samen bijhoudt. De medewerker tekent het verslag voor gezien, en wie achterloopt krijgt een herinnering.

Wat je krijgt

• Gesprekscycli met sjablonen en eigen vragen
• Gesprekken plannen met een uitnodiging in de app
• Voorbereiding door de medewerker en een verslag van de leidinggevende
• Doelen met voortgang
• Tekenen voor gezien en herinneringen

Wat het oplevert

• Elk gesprek gevoerd en vastgelegd, ook bij drukte
• Medewerkers komen voorbereid binnen
• Doelen worden echt gevolgd, niet vergeten in een la
• Een getekend verslag bij een arbeidsconflict

Voorbeeld. De jaarcyclus start op 1 maart. Sanne krijgt een week voor haar gesprek de vragen in de app, vult ze thuis in en tekent na afloop het verslag voor gezien, met twee doelen voor dit jaar.

Maak een vacature aan en deel de sollicitatielink op je website of social media. Kandidaten solliciteren zonder account en komen in een pijplijn met fases, notities en beoordelingen. Sollicitatiegegevens worden na vier weken verwijderd, of na een jaar als de kandidaat daar toestemming voor gaf. Met aannemen wordt de kandidaat medewerker en start de onboarding.

Wat je krijgt

• Vacatures met een publieke sollicitatielink
• Kandidatenpijplijn met fases
• Notities en beoordelingen per kandidaat
• Bewaartermijn volgens de AVG, met toestemming
• Aannemen maakt een medewerker aan en start de onboarding

Wat het oplevert

• Alle sollicitaties op één plek, niet in je mailbox
• Sneller reageren, zodat je goede kandidaten niet verliest
• Sollicitatiegegevens netjes op tijd verwijderd
• Van kandidaat naar medewerker in één klik

Voorbeeld. De vacature voor een zelfstandig werkend kok staat op Instagram. Vier mensen solliciteren via de link, twee komen op proefdag en de beste wordt met één klik medewerker, met zijn onboarding al klaar.

Beheer zelf je webhooks: kies de gebeurtenissen, roteer het geheim, bekijk het afleverlog en verstuur mislukte of oude berichten opnieuw. Met API-tokens met scopes haal je gegevens veilig op in je eigen software. Nieuwe medewerkers importeer je in één keer uit een CSV-bestand.

Wat je krijgt

• Webhooks met eigen keuze van gebeurtenissen en ondertekende berichten
• Afleverlog en berichten opnieuw afleveren
• API-tokens per organisatie met scopes
• Medewerkers importeren uit een CSV-bestand

Wat het oplevert

• Geen dubbele invoer tussen Roosterke en je andere systemen
• Wijzigingen staan direct in het andere systeem
• Een nieuwe vestiging met zestig medewerkers staat er in een minuut in

Voorbeeld. Zodra een verlofaanvraag is goedgekeurd, stuurt Roosterke een bericht naar het HR-systeem, dat het saldo daar direct bijwerkt.

Per loonperiode (maand of vier weken) zet Roosterke per medewerker de uren per toeslagsoort, ziekte, wachtdagen, verlof, uitbetaalde overuren en declaraties op een rij. Handmatige correctieregels zet je er zelf bij, en een vergelijking met de vorige periode laat grote verschillen zien. Daarna vergrendel je de periode en exporteer je naar CSV, Nmbrs, Loket of AFAS.

Wat je krijgt

• Uren per toeslagsoort, ziekte, wachtdagen en verlof per medewerker
• Uitbetaalde overuren en goedgekeurde declaraties als eigen regels
• Handmatige correctieregels en een vergelijking met de vorige periode
• Controlelijst en vergrendelen, daarna kan de periode niet meer wijzigen
• Export als CSV, Nmbrs, Loket of AFAS

Wat het oplevert

• Geen uren meer overtypen
• Fouten zie je vóór de export, niet op de loonstrook
• Een vergrendelde periode die achteraf niet meer verschuift
• Declaraties en overuren gaan in dezelfde export mee

Voorbeeld. Op de eerste werkdag van de maand ziet de beheerder dat Lotte 40% meer uren heeft dan vorige maand. Het klopt (extra diensten in de zomer), dus ze vergrendelt de periode en exporteert naar Nmbrs.

Stel per afdeling per week een loonkostenbudget in, als vast bedrag of als percentage van de omzet, en desgewenst per functiegroep. Roosterke rekent de kosten van het rooster live uit en toont een meter op het planbord, met een waarschuwing boven het budget. Een prognose laat zien waar je aan het einde van de maand uitkomt. Omzet importeer je uit een CSV-bestand van je kassa.

Wat je krijgt

• Budget per afdeling per week, als bedrag of % van de omzet, ook per functiegroep
• Live kosten van het rooster en een budgetmeter op het planbord
• Prognose voor het einde van de maand
• Omzet invoeren of importeren uit CSV
• Rapport budget tegenover gepland

Wat het oplevert

• Geen verrassing meer aan het einde van de maand
• Tijdens het plannen al zien of een extra dienst past
• Loonkosten als percentage van de omzet, zonder rekenwerk

Voorbeeld. De planner zet een extra avonddienst in de bediening. De budgetmeter springt naar 104% en de prognose voor de maand naar 31% van de omzet, dus ze kiest een kortere dienst.

Roosterke berekent per periode het verschil tussen gewerkte uren en contracturen en houdt per medewerker een saldo bij. Plusuren neem je op als tijd voor tijd via een verlofaanvraag, of je betaalt ze uit via een regel in de loonexport. Boven het maximum saldo krijg je een waarschuwing. Elke mutatie staat in een log met wie en waarom.

Wat je krijgt

• Saldo per medewerker uit gewerkt tegenover contract
• Tijd voor tijd opnemen via verlof
• Uitbetalen via een regel in de loonexport
• Maximum saldo met waarschuwing
• Mutatielog met correcties

Wat het oplevert

• Geen discussie meer over hoeveel uren iemand tegoed heeft
• Geen stapel overuren die ongemerkt oploopt
• Uitbetalen zonder handwerk in de salarisadministratie

Voorbeeld. Daan heeft een contract van 24 uur maar werkte deze maand 31 uur per week. Zijn saldo staat op 28 uur, boven het maximum van 24, dus de planner krijgt een waarschuwing en betaalt 10 uur uit.

Medewerkers dienen in de app een declaratie in met een foto of PDF van de bon, of registreren gereden kilometers tegen het tarief van de organisatie. De planner of beheerder keurt goed of wijst af met een reden. Goedgekeurde declaraties gaan als eigen regel mee in de loonexport.

Wat je krijgt

• Declaraties met een bon (foto of PDF)
• Kilometers met een vast tarief per kilometer
• Goedkeuren of afwijzen met een reden
• Opnemen in de loonexport als eigen regel

Wat het oplevert

• Geen bonnetjes in enveloppen of kwijtgeraakte kassabonnen
• Declaraties sneller verwerkt en uitbetaald
• Kilometers en onkosten zonder overtypen in de salarisadministratie

Voorbeeld. Sanne rijdt naar de andere vestiging om in te vallen: 34 km heen en terug. Ze registreert het in de app, de planner keurt goed en de €7,82 staat op haar volgende loonstrook.

Medewerkers klokken in en uit in de app, met de pauze erbij. Roosterke berekent de gewerkte uren en zet ze naast de geplande uren, zodat verschillen meteen zichtbaar zijn. De planner controleert de klokslagen, keurt ze goed of af, en een vergeten uitklok gaat niet ongemerkt voorbij. Zo kloppen de uren die naar de loonexport gaan.

Wat je krijgt

• In- en uitklokken per dienst, met pauze
• Gewerkte uren tegenover de geplande uren
• Signaal bij een vergeten uitklok
• Goedkeuren of afwijzen door de planner
• Totaal gewerkte uren per periode

Wat het oplevert

• De uren voor de loonexport kloppen met de werkelijkheid
• Een vergeten uitklok wordt op tijd gezien
• Geen discussie over gewerkte tijd

Voorbeeld. Daan klokt om 8:58 in en vergeet om 17:00 uit te klokken. De planner krijgt een signaal, vraagt het na en corrigeert de klokslag voordat de uren naar de loonexport gaan.

Leg per medewerker de woon-werkafstand en het aantal reisdagen vast; Roosterke rekent de vergoeding uit tegen het onbelaste kilometertarief. De planner keurt de vergoeding goed en markeert hem als uitbetaald, zodat hij als eigen regel in de loonexport meegaat. Geen losse reiskostenbriefjes meer.

Wat je krijgt

• Woon-werkvergoeding per medewerker per periode
• Berekening tegen het onbelaste kilometertarief
• Goedkeuren en als uitbetaald markeren
• Opnemen in de loonexport
• Totalen per status over een periode

Wat het oplevert

• Geen losse reiskostenbriefjes
• Een vergoeding die klopt met de reisdagen
• Zonder overtypen naar de salarisadministratie

Voorbeeld. Sanne reist 18 km enkele reis en werkte 20 dagen deze maand. Roosterke rekent de vergoeding uit, de planner keurt die goed en het bedrag staat op haar volgende loonstrook.

Voor organisaties die uren doorbelasten: koppel gewerkte uren aan een klant en een project, tegen een uurtarief. Markeer de uren als gereed en zet er factuurregels van, met een factuurreferentie. Zo houd je per klant bij wat er te factureren valt en wat al gefactureerd is, zonder losse Excel-lijsten.

Wat je krijgt

• Uren koppelen aan een klant en project, met een uurtarief
• Status: concept, gereed en gefactureerd
• Factuurregels met een referentie
• Overzicht per klant
• Totalen per status over een periode

Wat het oplevert

• Geen facturabele uren die blijven liggen
• Per klant precies zien wat er te factureren valt
• Minder fouten dan met losse lijsten

Voorbeeld. Mo werkte 6 uur bij klant De Horizon tegen 65 euro per uur. De planner zet de uren op gereed, maakt er een factuurregel van en koppelt de factuurreferentie.

Stel toeslagregels in met een percentage, een tijdvenster en de dag waarop ze gelden. Met de ingebouwde simulatie zie je vooraf wat een dienst kost: vul een uurloon en het aantal uren in en Roosterke toont het basisbedrag, de toeslag en het totaal. Zo weet je bij het plannen al wat een nachtdienst of een feestdag extra kost.

Wat je krijgt

• Toeslagregels per soort: nacht, weekend, feestdag en overwerk
• Percentage met een tijdvenster en een dag
• Simulatie: uurloon en uren tegen basis, toeslag en totaal
• Regels aan of uit zetten
• Dezelfde woorden in de app en het beheer

Wat het oplevert

• Bij het plannen al zien wat een dienst extra kost
• Geen rekenwerk met toeslagpercentages
• Transparant voor medewerker en planner

Voorbeeld. Een nachtdienst van 8 uur tegen 15 euro per uur met 22% nachttoeslag: de simulatie toont 120 euro basis, 26,40 euro toeslag en 146,40 euro totaal.

Maak een handboek, huisregels, uitlegpagina of formulier met vaste bouwstenen. Voeg koppen, tekst, meldingen, invulvelden, vinkjes en keuzelijsten toe. Bewaar een concept en publiceer als het klaar is. Medewerkers zien de gepubliceerde pagina’s in de app; je kunt een pagina ook alleen voor planners zichtbaar maken. Inzendingen lees je terug in het beheer. Inhoud en samenstellingen wijzigen zonder een nieuwe native appbuild zodra de module in de app beschikbaar is; nieuwe bouwstenen of native functies vragen nog een app-update.

Wat je krijgt

• Pagina’s samenstellen met vaste bouwstenen
• Formulieren met verplichte velden, vinkjes en keuzelijsten
• Concepten en publicatie, voor iedereen of alleen planners
• Inzendingen teruglezen met de oorspronkelijke vragen
• Eerder opgehaalde pagina’s offline lezen; versturen gebeurt online

Wat het oplevert

• Huisregels en uitleg op één plek
• Inhoud aanpassen zonder telkens een native appbuild
• Formulierantwoorden overzichtelijk bij elkaar

Voorbeeld. De beheerder publiceert de huisregels met een verplicht vinkje ‘Gelezen’. Medewerkers vullen het formulier in de app in; de beheerder ziet hun inzendingen terug.

Collega's chatten per dienst, in een groep per afdeling of in een eigen groep. Ze sturen foto's en bijlagen, noemen een collega met een @vermelding en zien wie een bericht gelezen heeft. Planners pinnen belangrijke berichten vast en kunnen berichten verbergen.

Wat je krijgt

• Chat per dienst, per afdeling en in losse groepen
• Foto's en bijlagen
• @vermeldingen met een eigen melding
• Leesbevestiging per bericht
• Vastpinnen, moderatie en meldingen per groep aan of uit

Wat het oplevert

• Werk en privé gescheiden, ook voor wie uit dienst gaat
• Belangrijke berichten gaan niet verloren tussen de rest
• Je ziet wie het bericht echt gelezen heeft

Voorbeeld. De chef zet een foto van de nieuwe menukaart in de keukengroep en noemt @Daan, die morgen opent. Daan krijgt een melding en de chef ziet dat hij het gelezen heeft.

Plaats nieuwsberichten met foto en bijlagen voor iedereen of voor bepaalde afdelingen, in categorieën zoals Algemeen of Veiligheid. Plan een bericht vooruit, pin het vast, maak lezen verplicht en zie wie het al gelezen heeft; wie het nog niet las, krijgt een herinnering. Medewerkers kunnen reageren als je dat aanzet.

Wat je krijgt

• Nieuwsberichten met foto en bijlagen, voor iedereen of per afdeling
• Categorieën en vastpinnen
• Publicatie vooruit inplannen
• Verplicht lezen met leesbevestiging en herinnering
• Reacties aan of uit per bericht, pushmelding bij publicatie

Wat het oplevert

• Iedereen leest hetzelfde bericht, in de app
• Je weet wie een verplicht bericht nog niet gelezen heeft
• Berichten gaan precies op het goede moment de deur uit

Voorbeeld. De beheerder plant vrijdag om 17:00 een bericht over het nieuwe brandprotocol, met de PDF als bijlage en verplicht lezen. Maandag krijgen de vier medewerkers die het nog niet lazen een herinnering.

Stel een enquête samen met schaalvragen, keuzevragen, open vragen of de eNPS-vraag, en kies de doelgroep. Anonieme enquêtes slaan niet op wie wat antwoordde, en resultaten per groep verschijnen pas vanaf vijf antwoorden. Een pulse herhaalt zich vanzelf, bijvoorbeeld elke maand. De resultaten zie je per afdeling en in de tijd.

Wat je krijgt

• Vraagtypes: schaal, keuze, open en eNPS
• Doelgroep per afdeling of functiegroep
• Anoniem, met een minimum van vijf antwoorden per groep
• Herhalende pulse
• Resultaten per afdeling en in de tijd

Wat het oplevert

• Eerlijke antwoorden, omdat ze echt anoniem zijn
• Onvrede zien voordat iemand opzegt
• Zien of een verandering effect heeft

Voorbeeld. Elke eerste maandag van de maand krijgen alle medewerkers drie vragen in de app. De keuken scoort op werkdruk twee maanden op rij lager, dus de chef plant een extra kracht in op vrijdag.

Blokkeer diensten op basis van de beschikbare roosterregels en leg bewuste afwijkingen met reden vast. Bekijk overtredingen en maandrapporten. Leg daarnaast gedateerde bronregels en medewerkerdossiers vast voor loon, verlof en andere arbeidsvoorwaarden. De vergelijking toont ontbrekende gegevens en herbeoordelingen; niet alle CAO-bepalingen zijn automatisch uitgewerkt en dit is geen volledige nalevingsgarantie.

Wat je krijgt

• Roosterregels voor jongeren, pauzes en nachtdiensten; afwijkingen met reden
• Overtredingsdashboard en maandrapport met trend, PDF en CSV
• CAO-instellingen per profiel met uitleg per regel
• Bronregels, toepasselijkheidsdossiers en vergelijkingen voor twaalf onderwerpen
• Actuele dossierwaarschuwingen in de looncontrole, geen historische periodetoets

Wat het oplevert

• Afwijkingen van beschikbare roosterregels eerder zichtbaar
• Ontbrekende arbeidsvoorwaardengegevens blijven open controlepunten
• Elke afwijking is uitgelegd en terug te vinden
• Een inspectierapport in één klik

Voorbeeld. De planner zet Lotte (17) op een dienst tot 23:30. Roosterke blokkeert dat, omdat jongeren na 23:00 niet mogen werken, en stelt een eerdere eindtijd voor.

Bekijk de Nederlandse personeelswetgeving en het handhavingsbeleid, met onderscheid tussen geldende regels, toekomstige wijzigingen en voorstellen. Minimumloonsignalen vergelijken het geregistreerde basisuurloon met de gepubliceerde bedragen. Leg per onderwerp een beoordeling, bewijsreferentie en herbeoordelingsdatum vast. Dit is een ondersteunend dossier, geen garantie op volledige naleving.

Wat je krijgt

• Officiële bronnen met controledatum en juridische status
• Minimumloonsignalen met leeftijds- en BBL-onzekerheid
• Beoordelingen met bewijsreferentie, herbeoordelingsdatum en auditlog
• Toekomstige wetgeving en beleidsvoornemens apart van geldende verplichtingen

Wat het oplevert

• Bronnen en beoordelingen bij elkaar
• Geen automatische goedkeuring bij ontbrekende gegevens
• Zicht op nieuwe regelgeving en opnieuw te beoordelen dossiers

Voorbeeld. Het basisuurloon van een medewerker ligt onder het gepubliceerde minimum. HR krijgt een signaal en controleert de loonadministratie en toepasselijke uitzonderingen.

Plan cursussen en sessies, laat medewerkers zich inschrijven en registreer de aanwezigheid. Na een geslaagde sessie staat het certificaat automatisch in het dossier, met vervaldatum. Per functiegroep of kwalificatie leg je vast welke certificaten verplicht zijn. Plan je iemand in zonder geldig verplicht certificaat, dan waarschuwt Roosterke; met CAO-waarborging wordt dat een blokkade.

Wat je krijgt

• Cursussen en sessies met inschrijven en aanwezigheid
• Certificaten per medewerker met vervaldatum en bestand
• Verplichte certificaten per functiegroep of kwalificatie
• Herinnering voordat een certificaat verloopt
• Waarschuwing of blokkade bij plannen zonder geldig certificaat

Wat het oplevert

• Nooit een dienst zonder de verplichte BHV'er of gecertificeerde kracht
• Geen verlopen certificaten bij een controle
• Cursussen plannen zonder Excel en mailtjes
• Per medewerker in één oogopslag wat er geldig is

Voorbeeld. Het BHV-certificaat van Daan verloopt over zes weken. Hij krijgt een herinnering, schrijft zich in de app in voor de herhalingscursus van 12 mei en na afloop staat het nieuwe certificaat vanzelf in zijn dossier.

Medewerkers melden in de app een ongeval, bijna-ongeval, agressie of onveilige situatie, met het soort, de ernst, het tijdstip en de afdeling. Een ernstige melding gaat meteen naar de planners. De planner neemt de melding in onderzoek, legt de genomen maatregel vast en sluit hem. Het overzicht toont de aantallen per soort en ernst over een periode, als basis voor de RI&E en de verplichte registratie van arbeidsongevallen.

Wat je krijgt

• Melden in de app: ongeval, bijna-ongeval, agressie of onveilige situatie
• Soort, ernst, tijdstip, afdeling en of er letsel was
• Ernstige melding direct naar de planners
• In onderzoek nemen, maatregel vastleggen en afhandelen
• Overzicht per soort en ernst, voor de RI&E en de ongevallenregistratie

Wat het oplevert

• Geen losse meldformulieren die blijven liggen
• Een ernstig voorval wordt direct opgepakt
• De ongevallenregistratie en de RI&E liggen klaar voor de inspectie

Voorbeeld. Een medewerker glijdt uit in de keuken en meldt het in de app als ongeval met licht letsel. De planner krijgt meteen bericht, legt vast dat er een antislipmat komt en handelt de melding af.

Stel pauzeregels in per organisatie of per afdeling: vanaf welke dienstduur geldt welke pauze, en of die betaald is. Roosterke bepaalt bij elke dienst welke pauze van toepassing is, zodat je niet handmatig hoeft te rekenen en een dienst niet per ongeluk zonder de verplichte pauze de deur uit gaat.

Wat je krijgt

• Pauzeregels per organisatie of per afdeling
• Drempel op dienstduur, met een eigen pauzeduur
• Betaalde of onbetaalde pauze
• De juiste pauze automatisch bij elke dienst
• Een proef: vul een dienstduur in en zie welke pauze geldt

Wat het oplevert

• Nooit een dienst zonder de verplichte pauze
• Geen rekenwerk per dienst
• Aantoonbaar volgens de wet

Voorbeeld. Een dienst duurt negen uur. Roosterke past automatisch de regel toe die vanaf 5,5 uur een pauze van 30 minuten voorschrijft, zodat de pauze gewoon in het rooster staat.

Leg per afdeling vast welke kwalificatie vereist is en hoeveel bevoegde mensen je minimaal nodig hebt. Roosterke toont de matrix met de huidige dekking en kleurt een tekort direct rood. Zo zie je in een oogopslag waar je moet bijscholen of werven, en krijgen de planners een signaal bij een dekkingstekort.

Wat je krijgt

• Vereiste kwalificatie en minimaal aantal per afdeling
• Live dekking tegenover de eis
• Tekort direct in beeld, rood of groen
• Niveau: advies of vereist
• Signaal aan de planners bij een tekort

Wat het oplevert

• Nooit een afdeling zonder genoeg bevoegde mensen
• Op tijd zien wie er moet bijscholen
• Een duidelijk overzicht voor een controle

Voorbeeld. De afdeling Zorg heeft minstens drie mensen met een medicatiebevoegdheid nodig, maar er zijn er maar twee. Het tekort kleurt rood en de planner krijgt een signaal om bij te scholen.